Sowohl im geschäftlichen als auch im privaten Bereich sammeln sich eine Menge von Belegen, Rechnungen etc. an.
Welche Unterlagen im Jahr 2012 entsorgt werden dürfen, zeigt der folgende Überblick.
Betriebliche Unterlagen
Nach Handels- und Steuerrecht müssen Kaufleute bzw. Unternehmer Geschäftsunterlagen sechs oder zehn Jahre
lang geordnet aufbewahren. Der Fristlauf beginnt jeweils mit dem Schluss des Jahres, in dem z.B. die letzte
Eintragung in Geschäftsbücher gemacht, der Abschluss festgestellt oder Handels- und Geschäftsbriefe empfangen
bzw. abgesandt worden sind. Die Aufbewahrungsvorschriften gelten für Kaufleute und alle, die nach Steuer- oder
anderen Gesetzen zur Führung von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet sind, soweit diese für die Besteuerung
von Bedeutung sind.
Die Frist von zehn Jahren gilt z.B. für Anlagevermögenskarteien, Kassenberichte, Jahresabschlüsse,
Eröffnungsbilanzen, Lageberichte, Inventare und Buchungsbelege. Wurden die Unterlagen in 2001 oder früher
erstellt, können sie in 2012 vernichtet werden.
Die Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren gilt für Lohnkonten, Handels- oder Geschäftsbriefe und sonstige für die
Besteuerung bedeutsame Belege wie Ein- und Ausfuhrlieferunterlagen, Stundenlohnzettel, Preisauszeichnungen,
Mahnvorgänge sowie Grund- und Handelsregisterauszüge. Die Unterlagen können vernichtet werden, sofern sie in
2005 oder früher erstellt wurden. Betriebsinterne Aufzeichnungen wie Kalender oder Fahrberichte sind nicht
aufbewahrungspflichtig; Lohnunterlagen für die Sozialversicherung hingegen bis zum Ablauf des auf die letzte
Prüfung folgenden Jahres.
Hinweis: Die sechsjährige Aufbewahrungspflicht der Lohnkonten bezieht sich auf die lohn- und
sozialversicherungsrechtlichen Pflichten bei lohnbezogenen Betriebsprüfungen (Finanzamt, Deutsche
Rentenversicherung etc.). Dessen ungeachtet ist sicherzustellen, dass die gesetzlichen Auskunftspflichten (z.B.
Sozialgesetzbuch X) des Arbeitgebers gegenüber Dritten erfüllt werden können. Insofern sollten Arbeitsverträge
sowie Unterlagen zur betrieblichen Altersversorgung nicht bereits nach sechs Jahren vernichtet werden.
Private Belege
Für Privatbelege besteht grundsätzlich keine Aufbewahrungspflicht. Sie werden lediglich für die entsprechende
Veranlagung im Rahmen der Mitwirkungspflicht benötigt.
Nach Rückgabe durch das Finanzamt müssen sie aufgrund der erfüllten Beweislast grundsätzlich nicht mehr
gesondert bereitgehalten werden. Bei einer Erklärungsabgabe mittels ELSTER werden die Steuerpflichtigen darauf
aufmerksam gemacht, dass die Belege bis zum Eintritt der Bestandskraft bzw. bis zur Aufhebung des Vorbehalts der
Nachprüfung aufzubewahren sind.
Im Privatbereich sind zwei Besonderheiten zu beachten:
– Empfänger von Bau- und sonstigen Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück sind z.B.
verpflichtet, Rechnungen, Zahlungsbelege, Bauverträge oder Abnahmeprotokolle zwei Jahre lang in lesbarer
Form aufzubewahren. Der Zeitraum beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt
wurde.
– Bei den privaten Überschusseinkünften gibt es eine Aufbewahrungspflicht von sechs Jahren, wenn die
Summe der positiven Einkünfte 500.000 EUR übersteigt. Für Eheleute gilt dieser Betrag für jeden getrennt.
Abschließender Hinweis
Vor der Entsorgung ist jedoch unbedingt zu beachten, dass die Aufbewahrungsfrist nicht abläuft, soweit und solange
die Unterlagen für noch nicht verjährte Steuerfestsetzungen von Bedeutung sind. Das gilt etwa dann, wenn die
Unterlagen noch benötigt werden könnten für eine begonnene Außenprüfung, für eine vorläufige Steuerfestsetzung,
für anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen, für ein schwebendes oder aufgrund einer
Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren oder zur Begründung von Anträgen, die an das Finanzamt
gerichtet sind.